Servietten bedrucken für Eventagenturen: was Ihr Kunde nie merkt
Ihr Kunde sieht am Abend des Events eine Serviette mit seinem Logo. Er sieht sie genau eine Sekunde lang.
Sie dagegen haben sich drei Wochen mit ihr beschäftigt.
Mit dem Logo, das als JPEG in Briefmarkengröße kam. Mit der Marketingabteilung, die zweimal eine andere Farbe wollte. Mit der Location, die nur am Vormittag Ware annimmt.
Wer als Agentur oder Hochzeitsplaner Servietten bedrucken lässt, verkauft dem Kunden ein Detail. Für die Agentur selbst ist es ein kleines Projekt mit eigenem Zeitplan.
Läuft dieses Projekt gut, merkt Ihr Kunde nichts davon. Genau das ist das Ziel.
Hier steht, an welchen vier Stellen Agenturen am häufigsten Zeit verlieren und wie Sie jede davon vorher schließen.
Servietten bedrucken für Eventagenturen: was gilt bei Menge und Zeit?
Napki druckt Servietten für Eventagenturen im Vierfarbdruck ab 20 Stück und im Deluxe-Verfahren ab 100 Stück. Die Lieferung dauert 10 Werktage (Montag bis Freitag) ab Freigabe des Entwurfs. Geliefert wird an Ihre Adresse oder direkt in die Event-Location. Der Versand nach Deutschland kostet 50 € zzgl. MwSt. pro Paket.
Das Grafikdesign ist inklusive. Den ersten Entwurf erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden, zwei Korrekturschleifen sind enthalten.
Der Vierfarbdruck druckt Fotos, Verläufe und mehrfarbige Logos. Er braucht kein Klischee und ist nur auf weißen Servietten möglich. Der Deluxe-Druck arbeitet mit einer oder zwei Farben, auch auf farbigen Servietten. Beide Verfahren und alle Formate fasst die Seite zu personalisierten Servietten zusammen.
Stelle 1: Woher kommt die Druckdatei?
Meist vom Kunden, und meist in der falschen Form. Das ist die erste Stelle, an der Zeit verloren geht.
Ein Firmenlogo aus der Signatur einer E-Mail reicht für den Bildschirm. Für den Druck reicht es selten. Bei Hochzeiten fehlt die Datei oft ganz, weil das Paar nur eine Idee hat.
Für beide Fälle gilt: Unsere Grafiker setzen den Entwurf um. Das ist im Preis enthalten. Sie können uns schicken, was Sie haben:
- eine Vektordatei des Logos, wenn sie vorliegt
- das Logo als Bild in der besten verfügbaren Auflösung
- die Einladungskarte oder Papeterie des Paares als Vorlage
- Farbangaben aus dem Corporate Design, etwa als Pantone-Wert
- eine Skizze oder ein Foto der Tischdekoration
Fragen Sie beim Kunden gleich am Anfang nach der Vektordatei. Fehlt sie, sagen Sie uns das in der Anfrage. Dann rechnen wir mit einer Umsetzung aus der Bilddatei und nicht mit einer Rückfrage.
Stelle 2: Wer gibt den Entwurf frei?
Ihr Kunde, nicht Sie. Und jede Schleife kostet Tage.
Wir arbeiten mit Ihnen als Ansprechpartner. Die Freigabe muss aber in der Sache Ihr Kunde treffen. Bei Unternehmen hängt daran oft eine Abstimmung mit dem Marketing, bei Paaren mit Eltern oder Trauzeugen.
So halten Sie die Schleifen kurz:
- Klären Sie vorab, wer entscheidet. Eine Person, nicht ein Verteiler.
- Leiten Sie den Entwurf als PDF weiter, nicht als Screenshot.
- Bündeln Sie die Korrekturen. Zwei Schleifen sind inklusive. Wer jede Rückmeldung einzeln schickt, verbraucht sie schnell.
- Fragen Sie konkret. Stimmt die Farbe? Stimmt der Text? Stimmt das Datum?
Die 10 Werktage Lieferzeit beginnen erst mit der Freigabe. Ein Entwurf, der eine Woche beim Kunden liegt, verschiebt die Lieferung um eine Woche.
Ihr Kunde will das Papier vorher fühlen? Fordern Sie das kostenlose Musterpaket an: fünf Servietten in verschiedenen Ausführungen, in 48 bis 72 Stunden bei Ihnen. Die Servietten sind gratis, den Versand zahlt der Empfänger. Mit dem Muster in der Hand entscheidet Ihr Kunde über Qualität und Format, ohne zu raten.
Stelle 3: Welches Format passt zu welchem Event?
Das Format folgt dem Ablauf des Events. Steht der Ablauf fest, ist das Format schnell gewählt.
| Event | Format (offen) | Qualität | Druck |
|---|---|---|---|
| Stehempfang, Fingerfood | 20×20 cm Cocktail | 2-lagig | Vierfarbdruck oder Deluxe |
| Messe, Produktlaunch | 24×24 cm | 2-lagig | Vierfarbdruck oder Deluxe |
| Firmenfeier mit Buffet | 33×33 cm | 3-lagig | Deluxe oder Vierfarbdruck |
| Gala, gesetztes Menü | 40×40 cm | 3-lagig, Double Point oder Airlaid | Deluxe |
| Hochzeit, Menü | 40×40 cm | Airlaid oder Double Point | Deluxe oder Vierfarbdruck |
| Gedeck mit eingerolltem Besteck | Känguru 40×40 cm mit Bestecktasche | Double Point oder Airlaid | Deluxe 1 Farbe |
Vorsicht beim Maß “20×20”. Es kann die Cocktailserviette meinen, die offen 20×20 cm und gefaltet 10×10 cm misst. Es kann aber auch die Tafelserviette meinen, die offen 40×40 cm und gefaltet 20×20 cm misst. Wenn Ihr Caterer “20×20” sagt, fragen Sie nach. Alle Maße erklärt der Leitfaden zu Serviettengrößen.
Airlaid hat nur eine Lage, fühlt sich aber an wie Stoff. Für Galas und Hochzeiten mit gesetztem Menü ist sie deshalb eine naheliegende Wahl.
Eine Regel gilt bei Farbwünschen immer. Vierfarbdruck geht nur auf weißen Servietten. Soll das Logo auf eine farbige Serviette, ist es Deluxe mit einer oder zwei Farben, ab 100 Stück.
Stelle 4: Wann und wohin wird geliefert?
Rechtzeitig und an die richtige Adresse. Klingt einfach, ist aber die Stelle, an der ein gutes Projekt am Ende doch scheitert.
Wir liefern an Ihr Büro oder direkt in die Location. Klären Sie mit der Location vorher drei Dinge: Annahmezeiten, Ansprechpartner vor Ort und wo die Kartons bis zum Event stehen.
Für den Zeitplan rechnen Sie von hinten:
| Schritt | Zeit vor dem Event |
|---|---|
| Anfrage mit Logo, Format, Menge, Termin | etwa 4 Wochen |
| Entwurf und Freigabe durch den Kunden | 3 bis 4 Wochen |
| Produktion und Lieferung, 10 Werktage | rund 2 Wochen |
| Puffer vor dem Event | einige Tage |
Gezählt werden nur Montag bis Freitag. Samstage zählen nicht.
Steht das Event schon länger fest, sparen Sie mit längerer Lieferzeit auf das Produkt: 5 % bei 15 Werktagen, 10 % bei 20 und 15 % bei 30 Werktagen.
Wird es doch knapp, gibt es die Expressproduktion in 72 bis 96 Stunden. Das Produkt kostet dann 50 % mehr, der Versand 100 € zzgl. MwSt. pro Paket. Für Klischees fällt kein Aufschlag an. Den genauen Termin bestätigt unser Team im Einzelfall.
Was ändert sich bei wiederkehrenden Kunden?
Das Klischee. Bei Firmenkunden, die jedes Jahr feiern, ist das der Posten, den Sie nur einmal zahlen.
Im Deluxe-Druck kostet das Klischee 42,69 € pro Farbe, ein zweifarbiges Logo also 85,38 €. Sie zahlen es einmal pro Design. Bestellt derselbe Kunde im nächsten Jahr wieder mit demselben Logo, nutzen wir das Klischee wieder, ohne neue Kosten.
Eine Bedingung gibt es: Die Druckgröße muss gleich bleiben. Wechselt der Kunde von 33×33 cm auf 40×40 cm und soll das Logo dabei größer werden, kommt ein neues Klischee dazu.
Im Vierfarbdruck fällt kein Klischee an. Für Hochzeiten, bei denen jedes Design ein Einzelstück ist, ist er deshalb oft die einfachere Wahl. Mehr zu Hochzeiten steht auf der Seite zu Hochzeitsservietten. Zu Firmenkunden lohnt ein Blick auf Servietten als Werbeträger für Firmenevents.
Was gehört in die erste Anfrage?
Alles, was später eine Rückfrage auslösen würde. Je vollständiger die Anfrage, desto schneller kommt ein Angebot mit allen Posten.
Diese Angaben sparen die meiste Zeit:
- Logo oder Motiv, in der besten Datei, die Ihr Kunde hat
- Art des Events und grober Ablauf, etwa Empfang plus Menü
- Gästezahl und gewünschtes Format, mit offenem Maß
- Farbe der Serviette, weiß oder farbig
- Datum des Events und Lieferadresse
- ob der Kunde schon früher bei uns bestellt hat, mit demselben Logo
Der letzte Punkt klingt nebensächlich. Er entscheidet aber, ob ein Klischee schon vorhanden ist.
Wie viele Servietten bestellen Sie pro Gast?
Das hängt vom Ablauf ab. Als Faustregel:
- Gesetztes Menü: 1,5 bis 2 Servietten pro Gast.
- Stehempfang von ein bis zwei Stunden: 2 bis 3 pro Gast.
- Lange Feier bis in die Nacht: 3 bis 4 pro Gast.
Bei 150 Gästen und einem langen Abend sind das 450 bis 600 Servietten. Wer Menü und Party trennt, bestellt oft zwei Formate: die große Serviette für das Gedeck und die Cocktailserviette für Bar und Mitternachtssnack. Eine ausführliche Rechnung für Hochzeiten enthält unser Beitrag Wie viele Servietten für eine Hochzeit.
Häufige Fragen zum Servietten bedrucken für Eventagenturen
Kann ich direkt in die Location liefern lassen?
Ja. Wir liefern an Ihre Adresse oder direkt in die Event-Location. Klären Sie vorher die Annahmezeiten vor Ort.
Wer erhält die Rechnung?
Der Auftraggeber, also in der Regel Ihre Agentur. Lieferschein und Rechnung kommen per E-Mail.
Was ist, wenn mein Kunde nur ein unscharfes Logo hat?
Schicken Sie, was vorliegt. Unsere Grafiker setzen den Entwurf um, das Design ist inklusive. Im ersten Entwurf sehen Sie, ob das Ergebnis reicht.
Wie viele Korrekturen sind enthalten?
Zwei Korrekturschleifen. Bündeln Sie die Rückmeldungen Ihres Kunden, dann reichen sie fast immer.
Kann ich ein Logo auf eine farbige Serviette drucken?
Ja, im Deluxe-Druck mit einer oder zwei Farben, ab 100 Stück. Der Vierfarbdruck ist nur auf weißen Servietten möglich.
Ist der Versand kostenlos?
Nein. Der Versand nach Deutschland kostet 50 € zzgl. MwSt. pro Paket, bei Express 100 €.
Was passiert, wenn der Druck nicht dem Entwurf entspricht?
Dann drucken wir kostenlos nach. Maßstab ist der freigegebene Entwurf.
Servietten bedrucken für Eventagenturen: Ihr nächster Schritt
Für ein Angebot brauchen wir fünf Angaben: das Logo oder die Idee, die Art des Events, die Gästezahl, das Datum und die Lieferadresse.
Fordern Sie Ihr kostenloses Angebot an oder schreiben Sie per WhatsApp an +34 650 50 43 39. Sie erhalten in weniger als zwei Arbeitsstunden eine Antwort, mit allen Posten einzeln aufgeführt. Den ersten Entwurf sehen Sie innerhalb von 24 Stunden, kostenlos und unverbindlich. Leiten Sie ihn als PDF an Ihren Kunden weiter. Wenn Sie die Freigabe in derselben Woche zurückbekommen, steht die Lieferung rund zwei Wochen später in der Location.